Was ist Makigami
Makigami (japanisch 巻紙, «Papierrolle») ist eine Lean-Methode zur zeitbasierten Prozessanalyse von administrativen, dienstleistenden und wissensbasierten Tätigkeiten. Sie wurde in den 1990er-Jahren in Japan entwickelt, als Lean aus der Werkshalle in Bürobereiche getragen wurde. Das namensgebende lange Papier wird über die ganze Wand gezogen, damit auch lange Wartezeiten und viele Beteiligte visuell sichtbar werden.
Der Aufbau einer Makigami-Karte ist typischerweise:
- Vertikale Achse: beteiligte Personen, Rollen oder Abteilungen
- Horizontale Achse: Zeitverlauf, oft mit Markierungen für Stunden, Tage, Wochen
- Aktivitäten als Karten — wertschöpfend, nicht-wertschöpfend, wartend
- Übergaben zwischen Rollen mit Übergabezeiten und Liegezeiten
- IT-Systeme, in denen die Aktivität stattfindet
Das Ergebnis ist eine ehrliche Visualisierung dessen, was im Office-Wertstrom wirklich passiert — und es ist regelmässig ein Schock für die Geschäftsleitung. 90 % oder mehr Wartezeit in Verwaltungsprozessen sind nicht die Ausnahme, sondern die Regel.
Schweizer Praxis-Kontext
Die Schweizer Wirtschaft ist dienstleistungslastig. Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Spital-Backoffices, Treuhand- und Anwaltskanzleien — überall dort ist Lean relevant, aber die klassische Wertstromanalyse (VSM) stösst an ihre Grenze. Gründe:
- Materialfluss fehlt — es gibt keine Werkstücke, nur Informationen
- Parallelbearbeitung — Mitarbeitende sind gleichzeitig an vielen Vorgängen
- Hoher Anteil IT-getriebener Wartezeiten — Genehmigungs-Workflows, System-Synchronisationen, Postausgang
- Schwer messbare Zykluszeiten — Sachbearbeitung ist mental, nicht physisch
Makigami adressiert genau diese Eigenheiten. Wir setzen Makigami bei Schweizer Kunden besonders ein in:
- Genehmigungsprozessen (Baubewilligungen, Sozialleistungen, Kreditanträge)
- Backoffice-Prozessen in Versicherungen und Banken
- Rechnungsabwicklung und Spesenbearbeitung
- HR-Prozessen (Onboarding, Vertragsänderungen)
- Spital-Administrationen rund um Patientenaufnahme und -entlassung
In allen Fällen ist die übliche Diagnose dieselbe: eine Process Cycle Efficiency unter 5 %, oft unter 1 %. Ein Dossier «läuft» 40 Tage und wird dabei netto vielleicht 4 Stunden bearbeitet.
Anwendung in der Praxis
Eine Makigami-Aufnahme folgt einem klaren Ablauf:
- Scope definieren — welcher Prozess, welcher Auftragstyp, welcher Start- und Endpunkt
- Workshop mit allen Rollen entlang des Prozesses, idealerweise 1–2 Tage am Stück
- Live-Verfolgung eines konkreten Falls vom Eingang bis zum Abschluss
- Zeiten erheben — pro Aktivität: Bearbeitungszeit, Wartezeit vor der Aktivität, Liegezeit danach
- PCE berechnen und visualisieren
Aus der Karte werden Verbesserungen abgeleitet, die typischerweise in folgenden Kategorien liegen:
- Übergaben reduzieren — Vorgänge bündeln, weniger Rollenwechsel
- Parallelarbeit — Aufgaben, die nicht voneinander abhängen, gleichzeitig laufen lassen
- Entscheidungsregeln klären — viele Wartezeiten entstehen, weil unklar ist, wer was darf
- IT-Workflows beschleunigen — Eskalationsregeln, Erinnerungen, klare SLAs
- Triage am Eingang — einfache Fälle sofort, komplexe getrennt
Typische Resultate: 50–70 % Reduktion der Lead Time in 3–6 Monaten, ohne Personalaufstockung.
Wann sinnvoll, wann nicht
Makigami ist die richtige Methode in den meisten Office- und Verwaltungsprozessen. Drei Einschränkungen:
- Sehr kurze Prozesse (< 1 Stunde, immer dieselbe Person): ein einfaches Spaghetti-Diagramm reicht
- Hochautomatisierte Prozesse mit > 95 % automatisierter Bearbeitung: hier ist Process Mining wirksamer
- Kreative oder strategische Arbeit mit nicht standardisierbarem Output: Makigami passt nicht, hier sind Kanban und Flow-Metriken besser
Ein häufiger Fehler: Makigami wird ohne Beteiligung der Sachbearbeiter durchgeführt, nur mit Führungskräften. Dann entsteht eine geschönte Karte. Die ehrliche Realität sehen nur die, die jeden Tag in der Bearbeitung stehen.
Verwandte Begriffe
- Wertstromanalyse — das Pendant für produzierende Wertströme
- Process Cycle Efficiency — die wichtigste Kennzahl in Makigami
- Lead Time — die kundennahe Wirkungsgrösse
- Flow — One-Piece-Flow gilt auch im Office
- Kaizen — Umsetzung der Makigami-Findings
Für die Makigami-Analyse Ihres Verwaltungs- oder Backoffice-Prozesses unterstützen wir Sie über Lean in der Verwaltung. Wir bringen Praktiker, die die Schweizer Office-Realität kennen — nicht nur Industrie-Berater mit Office-Etikette.