Makigami ist eine Methode, um administrative und informationslastige Prozesse sichtbar zu machen. Während klassische Wertstromanalyse oft Materialfluss abbildet, zeigt Makigami Rollen, Dokumente, Systeme, Übergaben, Wartezeiten, Rückfragen und Entscheidungen. Das ist besonders nützlich in Verwaltung, Versicherungen, Shared Services, Spitälern, Engineering, Qualität und Bewilligungsprozessen.
Wann Makigami passt
Makigami passt, wenn ein Prozess auf dem Papier einfach wirkt, aber in der Realität lange dauert. Typische Signale: Dossiers bleiben liegen, Rückfragen wiederholen sich, Systeme sind nicht synchron, Verantwortung ist unklar, E-Mails ersetzen Workflow, und niemand sieht den echten Status.
Ablauf
Ein Makigami-Workshop bringt alle beteiligten Rollen zusammen. Der Ist-Prozess wird Schritt für Schritt beschrieben: Wer macht was? Welche Information wird benötigt? Welches System wird genutzt? Wie lange dauert die Arbeit? Wie lange wartet der Vorgang? Wo entstehen Fehler, Rückfragen oder Schleifen?
Danach wird der Zielprozess entworfen. Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern klarerer Fluss: weniger Übergaben, bessere Eingangskriterien, klare Entscheidungsregeln, Standardarbeit, transparente Priorisierung und passende digitale Unterstützung.
Warum Makigami vor Digitalisierung hilft
Digitalisierung ohne Prozessklarheit verstärkt oft Komplexität. Makigami zeigt, welche Schritte wirklich Wert erzeugen, welche nur historisch gewachsen sind und wo ein digitales Tool tatsächlich helfen kann. Dadurch wird ein IT-Projekt weniger spekulativ.
Typische Ergebnisse
- Prozessbild mit Rollen, Systemen und Wartezeiten
- Liste der wichtigsten Schleifen und Fehlerquellen
- Zielprozess mit klaren Ownern
- Sofortmassnahmen für Eingangskriterien und Priorisierung
- Anforderungen an Digitalisierung oder Workflow-Systeme
- Umsetzungsplan für 30, 60 und 90 Tage
FAQ
Wie unterscheidet sich Makigami von Swimlane?
Swimlane zeigt Rollen und Schritte. Makigami ergänzt Informationsobjekte, Systeme, Zeiten, Schleifen und Verschwendung.
Wie lange dauert ein Workshop?
Für einen klaren Prozess reichen oft ein bis zwei Tage plus Vorbereitung und Follow-up.
Wer muss teilnehmen?
Alle Rollen, die Arbeit erzeugen, prüfen, weitergeben, entscheiden oder Rückfragen beantworten.